ennl
Druk, druk, druk…en toch komt er maar niets af (8 mei 2014)

 
Druk druk druk; de agenda’s staan vol afspraken en tussendoor moeten er ook nog allerlei taken worden uitgevoerd. De waan van de dag van de dag regeert. Afspraken en taken die te maken hebben met de gewone bedrijfsvoering of die te maken hebben met verandering. Afspraken en taken op verschillende niveaus. Operationeel, zoals het wegwerken van de mail, voeren van een aantal telefoongesprekken en afhandelen van nieuwe aanvragen. Tactisch, zoals het beoordelen van functionele requirements of opstellen van een functieprofiel voor een nieuwe medewerker. Strategisch, zoals het onderzoeken van nieuwe marktkansen en oriënteren op samenwerkingsverbanden.

Of het nu een nieuw informatiesysteem, meer klantgerichte werkwijze of invoering van een nieuw product of dienst betreft; organisatieverandering is vaak een moeizaam proces en als leidinggevende kun je daar iets aan doen. Hieronder een viertal tips voor leidinggevenden.
 

  • Zorg dat je rust krijgt en ruimte creëert door je werkzaamheden te organiseren. Plan je werkzaamheden (bijvoorbeeld per week op zondagavond) en doe alle noodzakelijke en vervelende taken zo veel als mogelijk eerst, zoals mail behandelen en telefoontjes plegen. Zo voorkom je dat je tijd ‘wegloopt’ en de dagen voorbij vliegen zonder gevoel van resultaat. Dat creëert rust en tijd voor die niet urgente maar wel belangrijke onderwerpen. Geef ruimte aan voelen (intuïtie) naast nadenken. Streef na met evenveel energie naar huis te gaan als waarmee je de werk(kantoor)dag bent begonnen. Gun je medewerkers dat overigens ook.
  •  

  • Zorg voor inspiratie en oriënteer je op de niet urgente maar wel belangrijke onderwerpen. Volg opleidingen, leg bezoeken af of nodig mensen uit. Organiseer je eigen tegenspraak om je scherp te houden. Kritiek zegt niets over jou als persoon; beschouw het als cadeau. Houdt daarbij contact met de werkvloer. Laat je niet enkel leiden door managementrapportages met trends, maar loop geregeld een dag mee en kijk wat er gebeurt of luister mee met (klant)gesprekken. Zorg voor balans tussen je interne en externe oriëntatie. Zorg ook voor voeding van je teamleden.
  •  

  • Maak keuzes en stel prioriteiten. Als er veel van alles moet, komt er weinig echt af. Daardoor verdwijnt de energie uit de medewerker en organisatie of ieder gaat op in zijn of haar eigen werkzaamheden. In de praktijk zie ik overvolle agenda’s van medewerkers met doorgaans hoge prioriteit. Achterliggende idee is dat er dan ook meer werk afkomt; medewerkers hebben dan in ieder geval “genoeg te doen”. In de praktijk werkt dit – zeker in complexe organisaties met vele activiteiten en coördinatiepunten – juist vaak verstorend voor de productiviteit! Prioriteiten stellen en duidelijkheid verschaffen geeft ook medewerkers (de nodige) rust, vereenvoudigt de samenwerking en zorgt ervoor dat er meer werk afkomt. Val niet in de valkuil dat professionals zelf wel prioriteiten kunnen stellen, want ook zij hebben daarvoor kaders van de leiding nodig!
  •  

  • Hanteer criteria als “eenvoud” en “aanpasbaarheid” naast gangbare criteria als zoals “rendement”, “klantgerichtheid” en “kwaliteit” bij keuzes omtrent organisatieverandering en oplossingen. Onze wereld verandert continu en daarbij steeds sneller; daarop moet worden geanticipeerd. “Eenvoud” helpt – waar mogelijk gezien de onvermijdelijke eisen a.g.v. wet- en regelgeving – om niet te verzanden in details en complexiteit. Vertrouw op de meerwaarde van eenvoudige oplossingen voor klanten in plaats van zo veel als mogelijk ‘toeters en bellen’ om eenieder tevreden te kunnen stellen. Laat dus niet de technische mogelijkheden leidend zijn, want een technisch ‘goede’ oplossing is bedrijfsmatig lang niet altijd de beste oplossing. “Aanpasbaarheid” gaat over snelheid om te wijzigen. Dit kan betrekking op hebben op bijvoorbeeld verandering in de dienstverlening (“hoe snel kan een nieuwe dienst worden geleverd”) of t.a.v. ICT (“hoe snel kan ik een nieuw systeem in productie genomen krijgen”). Realiseer je wel dat alle gangbare ontwikkelingen, zoals zelfsturende teams of “IT in the cloud” de aanpasbaarheid daarbij lang niet altijd vergroten. Ga voorafgaand aan keuzes voor veranderingen of oplossingen terug naar de essentie der dingen en beoordeel op hun merites.
  •  
    Noot: deze column is ook geplaatst op Managementsite.nl.


Victalis Services B.V.
+31 (0)6 234 96 186 • info@victalis.nl • KVK 30275705 • ©2010-2017 • Alle rechten voorbehouden