ennl
Effectieve verandering: 15 lessen

 
De oudste bekende angst is die voor de dood ofwel het onbekende. Hetzelfde geldt voor organisaties die moeten veranderen als gevolg van een reorganisatie, integratie of implementatie. Angst leidt tot verstarring. Dit heeft impact op medewerkers en leidt tot weerstand. Goed met weerstand omgaan is essentieel om te voorkomen dat iedere veranderstap een strijd wordt, er onnodig veel tijd verloren gaat en beoogde doelen en resultaten niet worden bereikt.
 
Een ‘beste manier’ van veranderen bestaat niet; dat is situationeel en o.a. afhankelijk van de urgentie, aard van de verandering, sociale cohesie en impact op de medewerkers. Wel zijn er een aantal lessen te leren:
 
#1. Voorbereiding. Transformatie of ingrijpende verandering heeft grote impact op de organisatie. De omstandigheden kunnen snel verslechteren waardoor ingrijpen op korte termijn nodig is. Houd focus op de toekomstvisie, noodzakelijke veranderingen en interventies en zorg dat er een goed beeld is van de impact. Anticipeer op reacties en vragen van stakeholders van binnen en buiten de organisatie.
 
#2. Zorgplicht. Mensen hebben essentiële behoeften, zoals de behoefte aan veiligheid, status, zelfvertrouwen, sociale behoeften, macht of invloed en vermogen om doelstellingen te bereiken. Houd rekening met de medewerkers en hun behoeften. Transformatie leidt onvermijdelijk tot passeren voor (nieuwe) managementposities en vertrek van medewerkers. Ga daar respectvol mee om, zoek of creëer passende functies in de organisatie, zorg voor een goed sociaal plan, faciliteer ‘van werk naar werk’ en biedt ruimte voor opleiding om kansen op de arbeidsmarkt te vergroten.
 
#3. Timing. Denk en handel in ‘windows of opportunity’ en wees op tijd. Te vroeg communiceren leidt tot teveel onduidelijkheid en dat werkt angst en weerstand in de hand. Te laat leidt tot roddels en voorbarige conclusies. Beide werken contraproductief.
 
#4. Urgentie. De urgentie – of Case for change – moet zo concreet mogelijk zijn zowel qua oplossing of richting en als impact van langer uitstel. Urgentie is voorwaarde voor momentum. Momentum kan worden vergroot door primaire keuzes te maken die versnellend werken. Bijvoorbeeld door contracten op te zeggen en nieuwe verplichtingen aan te gaan. De Case for Change moet – overigens net als de business case – voortdurend worden gemonitord en zo nodig bijgesteld.
 
#5. Verhaal. Medewerkers moeten een goed beeld vormen van de verandering. Hoe duidelijker het verhaal des te meer richting kan worden gegeven, capaciteit goed kan worden ingezet en voorkomen kan worden dat energie verloren gaat. Gebruik verhalen, metaforen en beelden. Zorg overigens ook voor solide onderbouwing met cijfers. Wees duidelijk, besluitvaardig en geef richting.
 
#6. Transparantie. Keuzes worden gemaakt en besluiten worden genomen waarbij eenieder voor zichzelf bepaalt (perceptie) in hoeverre dit redelijk is. Het gaat dan om de gevolgde procedure, gebruikte juiste informatie, de uitkomsten en interpersoonlijk beoordeling. Streef naar transparantie, wees zo duidelijk en oprecht mogelijk en houd geen essentiële informatie achter. Bij later alsnog uitlekken kan dat het vertrouwen in de leiding een terugslag geven wat tot ongewenste stagnatie kan leiden. Één stap vooruit; twee stappen achteruit…
 
#7. Eer het verleden. Medewerkers hebben hard gewerkt aan de organisatie zoals die is. De voorliggende verandering doet daar niets aan af. Dezelfde mensen zijn mogelijk betrokken bij of verantwoordelijk voor de realisatie. Doe recht aan hun bijdragen en geef credits voor wat is bereikt.
 
#8. Voorbeeldgedrag. Lead by example. Veranderingen raakt ook de leiding van de organisatie. Geef dan het goede voorbeeld en accepteer de verandering. Neem moeilijke besluiten en handel in het belang voor de continuïteit om zodoende de organisatie door de moeilijke periode te loodsen.
 
#9. Opportunity. Weerstand kan gegrond zijn en daarmee een kans voor verbetering van het verandertraject. Voorkom tunnelvisie en sta open voor nieuwe inzichten, trek lessen uit de feedback en pas oplossingen zo nodig aan. Het gezegd luidt niet voor niets: “Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald”.
 
#10. Commitment. Een veranderregel is de “20%/60%/20%”-regel; De percentages verschillen uiteraard per organisatie en situatie. 20% van de medewerkers is tegenstander en ervaart verandering als bedreigend en staat – zeker in eerste instantie – niet open; 60% kijkt de kat uit de boom en wacht af en 20% zijn voorstander en zien verandering als kans. Gebruik de 20% positieven als ambassadeur en focus met inspanningen om mensen mee te krijgen vooral op die 60%. Zorg dat de 20% tegenstanders de sfeer voor de anderen niet te negatief beïnvloeden.
 
Bespreek verwachtingen – met name op sleutelposities – en vraag expliciet instemming op het gewenste commitment omtrent te bereiken doelen en resultaten. Spreek medewerkers aan op ongewenste houding en gedrag; treed op. Verwar commitment niet met betrokkenheid; de eerste betekent verantwoordelijk nemen – functionaris kan worden aangesproken op het behaalde resultaat – waar de laatste slechts participeert.
 
#11. Communiceer. Communicatie krijgt doorgaans te weinig aandacht, maar kan problemen voorkomen zo niet het veranderproces versnellen. Zonder communicatie ontstaat angst en dat leidt tot verstarring en vermindering van productiviteit. Vertel het verhaal, beantwoord vragen, leg uit, herhaal de boodschap en gebruik alle beschikbare kanalen. Een marketingwet is dat een boodschap minstens 5x moet worden herhaald voordat de boodschap overkomt. Vertel wat je wilt vertellen, vertel en vertel wat je hebt verteld. Herhaal. Vraag feedback en houd de effectiviteit van acties goed in de gaten. Mensen zijn niet altijd redelijk en uitleg, beantwoorden van vragen en zoeken naar oplossingen houdt ergens op.
 
#12. Betrek medewerkers. Zonder participatie geen verandering. Zorg voor duidelijke kaders waarbinnen medewerkers oplossingen kunnen realiseren. Niets motiveert zo sterk als ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en succesvol te zijn.
 
#13. Vier succes. Succes is de dobber waar verandering op drijft. Vier successen klein en groot om te tonen dat de verandering de goede is. Voorkom vieren om het vieren; dat kan leiden tot sarcasme en zo het verandertraject ondermijnen.
 
#14. Train. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden wijzigen. Zorg voor passende training, opleiding en coaching om in de nieuwe situatie te functioneren.
 
#15. Voorkom. Regeren is vooruitzien. Kijk vooruit en beoordeel de situatie. Verandering is onvermijdelijk. Wat kan nu worden gedaan om toekomstige veranderingen soepeler te laten verlopen om pijnlijke ingrepen met dito consequenties te voorkomen. Te denken valt aan o.a. zelfsturing en agile organiseren. Lees daarom ook de 10 tips om transformatievermogen te vergroten.
 
Tot slot
 
Vindt je organisatietransformatie en daarmee gepaard gaande dynamiek ook een interessant vraagstuk? Wil je hierover van gedachten wisselen? Ik verneem graag je reactie.
 
Edwin Tuin
 
06-23496186 | edwin.tuin@victalis.nl | www.victalis.nl


Victalis Services B.V.
+31 (0)6 234 96 186 • info@victalis.nl • KVK 30275705 • ©2010-2017 • Alle rechten voorbehouden