Cases

Hieronder volgen een 4-tal beknopte cases over, in essentie, verandering door heldere doelstelling met commitment.  Neem voor meer cases of toelichting contact met op.

 

==

Herijken en realiseren AVG-programma

Situatie en opdracht

Een grote Nederlandse vereniging en commerciële organisatie met grote hoeveelheden persoonsgegevens kampte met de uitdaging tijdig AVG-compliant te zijn. Gevraagd om te zorgen dat de organisatie tijdig AVG-compliant is en blijft.

Aanpak

De aanpak is gericht op mobilisatie van de organisatie en die vervolgens zelf de vraagstukken laten oplossen zodat verandering direct is geborgd. De vraag gesteld waar privacy over gaat en wat het belang voor de organisatie is. Het gaat om voorkoming van verlies, misbruik en diefstal van persoonsgegevens. Dat is belangrijk, want dat is essentieel voor het business model waarin samen wordt gewerkt met partners. Verder heeft verlies, misbruik of diefstal grote invloed op het merk en imago van de organisatie. Samengevat is het een risicomanagement vraagstuk; meer investeren in privacy betekent minder ruimte voor andere zaken als innovatie. De vraag gesteld waar de kern van het vraagstuk ligt. Dat ligt, naast andere verplichte AVG-onderwerpen, vooral bij de medewerkers, want zij delen en verwerken persoonsgegevens.

Er restte weinig tijd tot 25 mei 2018, dus een aanpak was benodigd die snelheid bracht tot in de haarvaten van de organisatie. Dat is bereikt door medewerkers zelf de oplossingen te laten bedenken en invoeren en door te zorgen voor samenwerking en kennisdeling dwars door de organisatie. Het geven van vertrouwen stond daarin centraal. De vraag of de privacy voldoende beschermt was is periodiek voorgelegd aan de Hoofddirectie; verantwoordelijk voor de ambitie. Om de aansluiting tussen hoofddirectie en werkvloer te waarborgen is een programmateam en stuurgroep is in het leven geroepen. In de programmagroep werd de aansluiting tussen organisatiebrede oplossingen en domein specifieke risico’s en overall voortgang bewaakt. De groepleden kregen alle ruimte om die middelen in te zetten om de privacy-risico’s afdoende te dekken. Conflicterende belangen of prioriteiten zijn in diverse directies afgehandeld gekoppeld aan de doelstellingen vanuit de hoofddirectie. In de stuurgroep zijn de “belangrijke beslissingen” voorgelegd en genomen. Ten slotte gezorgd dat een DPO is aangesteld met privacy-organisatie om de bescherming na 25 mei te continueren.

Resultaat

AVG compliant per 25 mei 2018, verandering geborgd en organisatie gereed om privacybescherming verder te versterken.

==

Optimaliseren operating model met informatievoorziening voor bouwbedrijf

Situatie en opdracht

Een grote Nederlandse bouwbedrijf heeft aantal business units samengevoegd die kampten met IT-problemen. Gevraagd leiding te geven aan de nieuwe afdeling Informatiemanagement – bestaande uit ~25 informatiemanagers en functioneel beheerders – en de IT-problemen op te lossen.

Aanpak

Na een inventarisatieronde ontstond helderheid over de situatie en uitdaging; de bouw kent smalle marges met een complexe operatie en een veelheid aan IT-middelen. Een stip aan de horizon geformuleerd genoemd “Optimaal bouwen” met als uitgangspunt “wat je verkoopt lever je” en eenmalige invoer en hergebruik van data en daarvoor draagvlak gevonden. Die stip – samen met het team – vertaalt naar globale eisen aan de inrichting van de bedrijfsvoering en IT.  De projectenkalender op orde gebracht en projecten geprioriteerd naar bijdrage aan de oplossing met maatregel (start, stop, continu). De projectgovernance ingericht, roadmap opgesteld en bewaakt en gezorgd voor projectsturing. Het team georganiseerd en in samenspraak een plan voor zowel de afdeling als per individu ontwikkelt. Werkzaamheden overgedragen aan in dienst getreden vaste afdelingshoofd.

Resultaat

Heldere doelstelling met passende projectenkalender in control en met lekker draaiend team dat een optimale bijdrage levert aan de IV-dienstverlening.

==

Programma review internationale logistieke speler

Situatie en opdracht

Een internationale logistieke speler kampte met een digitaliseringsprogramma (EUR 100 mio/jaar, ~300 medewerkers) in complex organisatorisch privaat/publiek speelveld waarbij onvoldoende voortgang werd ervaren. Gevraagd door de RvB om dit programma te reviewen en advies voor verbetering te geven.

Aanpak

Een op maat “MECE” diagnosemodel ontwikkelt om de kern van de problemen te achterhalen. Geconstateerd dat de bijdrage van het programma aan de belangen van de stakeholders en de missie van de organisatie uit balans was. Het wenkende perspectief herijkt en vastgesteld om daarmee “de neuzen dezelfde kant” op te krijgen. Onduidelijkheid over Agile en discussie over toepasbaarheid daarvan geneutraliseerd. De RvB geadviseerd de inhoud en de besturing van het programma te herstructureren om de win/win en “pull” op verandering voor stakeholders zo krachtig mogelijk te maken.

Resultaat

Een heringericht programma met grootste waarde voor haar stakeholders en gedragen door de RvB.

==

Opstellen splitsingsstrategie

Situatie en opdracht

Vanwege ontvangen staatssteun was een systeembank/verzekeraar verplicht zich op te splitsen in 2 aparte entiteiten; een bank en verzekeraar. In opdracht van de RvB het plan geschreven voor de splitsing en ontvlechting.

Aanpak

Kritische succesfactor en wenkend perspectief voor succesvolle splitsing was continuïteit van de bedrijfsvoering na splitsing in bank en verzekeraar. Op basis daarvan een plan met multidisciplinaire teams, vaste mijlpalen (i.v.m. harde deadline) en concrete deliverables ontwikkelt met aandacht voor toekomstige bedrijfsprocessen, informatiestromen, IT-applicaties met architectuur en interfacing. Complex speelveld van stakeholders gemobiliseerd en draagvlak gevonden. Leiding gegeven aan een programma met 18 teams en ~80 directe medewerkers. Gerapporteerd aan stuurgroep, directie ITC en Raad van Bestuur.

Resultaat

Splitsingplan met ontwerp van gewenste processen met informatievoorziening, tijdslijnen, business case en risico-analyse. Plan is door opdrachtgever (1,5 jaar) zonder noemenswaardige afwijkingen en issues uitgevoerd.